フローを用いたToDo自動作成方法について_概要編【Salesforce】
今回は2つのフローを使用したToDo自動作成についてご紹介します。
ある商談に対して一定のタイミングでToDoを作成する必要がある場合、手動で行うと作成漏れの可能性があります。そこでToDo自動作成フローを利用して、この作成漏れを解決してみました。
ToDo自動作成の流れ
項目の入力
まず商談にToDo自動作成の条件となる項目を用意します。
・契約開始(予定)日：開始日をもとに次回ToDo作成日が決まる
・契約終了日：契約終了日までToDo自動作成が行われる
・Todo作成タイミング：毎月、2ヶ月、3ヶ月、半年ごとなど
・Todo作成予定日：15日、25日、20日、末日など
・次回ToDo作成日：フローによって自動更新されるため未入力
・Todo自動作成する：ToDoを自動作成するか判断するフラグをチェック
・Todo件名：自動作成するToDoの件名を入力
・Todo担当者：自動作成するToDoの割り当て先を入力
フロー①を実行
商談が作成、更新されるときに以下の条件でフロー①が実行され、次回ToDo作成日が登録されます。
・フェーズが成立
・Todo自動作成する = True
・次回ToDo作成日が空白
フロー②を実行
次回ToDo作成日になるとフロー②が実行され、ToDoが自動作成されます。
次回ToDo作成日が更新され、このフローは契約終了日まで実行されます。作成されたToDoの期日は「次回ToDo作成日＋Todo作成タイミングの日付」となります。
以上がToDo自動作成の概要となります。一度商談でデータを登録すれば終了日まで自動でToDo作成が行われるようになります。
フロー内の数式が少し複雑であるため、フローの詳細は次のブログ「フローを用いたToDo自動作成方法について_詳細編【Salesforce】」に記載します。
ぜひ参考にしてみてください。