プロジェクト管理に必要な案件管理、リソース管理、タスク管理、進捗管理等の
様々な管理業務を効率化します。
Smartsheet – プロジェクト管理ツール
Smartsheetとは?
Smartsheetは、あらゆる規模のチームや組織がオンラインで
作業の「計画」・「実行」・「管理」・「自動化」・「報告」の
プロセスを効率化するためのエンタープライズプラットフォームです。
ノーコードでの自働化やレポート・ダッシュボードの作成を行い、
社内外のチームメンバーと安全にタスク・コンテンツを共有できます。
※日本語字幕にするには、設定>字幕>自動翻訳>日本語を選択してください。
チームメンバーと共同でプロジェクト管理業務を行う
すべてのユーザーが業務を計画、追跡、自動化してレポートできるようにします。
プロジェクト管理
グリッド、カード、ガント チャート、カレンダーの表示をお好みで簡単に切り替え、業務を追跡および可視化します。
チームの共同作業
チームが業務を迅速に、かつ説明責任を果たしながら遂行することを支援します。
フォームとデータ収集
内部および外部のステークホルダーから、ブランドのカラー、イメージ、ロゴでカスタマイズしたフォームで、エラーが無く一貫性のあるデータを収集し、活用できます。
タスクの自動化
ほんの数分のうちに、自動化されたシンプルで強力なワークフローを実装できます。
コンテンツ管理
Smartsheet でコンテンツ制作の計画、管理、レビューを行い、より素早くアセットを完成させます。No.1 デジタル アセット管理ツール、Brandfolder by Smartsheet に公開しましょう。
ダッシュボード
チームが必要とする情報とリソースを一元化し、KPI や視覚資料と共に、プロジェクトのステータスをステークホルダーにリアルタイムで安定して表示できるようにします。
モバイルでプロジェクト管理業務を行う
業務の計画、実行、追跡がどこからでもできるようになります。
モバイル用の Smartsheet を使用すれば、現場、自宅の居間、公園など、あらゆる場所からチームとの共同作業が可能です。
モバイルに最適化
シート、レポート、ダッシュボードの更新状況を携帯電話やタブレットでリアルタイムで確認でき、外出先でも業務を簡単に進めることができます。
写真、場所、バーコードの追加が可能
写真のアップロード、現在地のマーキング、スキャン用バーコードなどにより、業務内容をわかりやすく説明できます。
オフライン フォーム
オンライン接続がない状況でも、場所を選ばずに情報を収集できます。
業務を妨げない
外出中でもすぐに最新情報や承認リクエストに対応できるため、業務を妨げることがありません。
どこでも共同作業が可能
リアルタイムでコメントの確認と返信ができるため、話を聞き逃すことはありません。
デバイスへの通知
迅速な通知で重要項目に集中し、適切なタイミングで対応できます。
当社でのSmartsheet活用事例を紹介
当社は、システムインテグレータとして主にSalesforceなどのクラウドプラットフォームで業務システムの導入・運用保守支援を行っています。
システムインテグレータの業務は、マーケティング、営業、およびサービス提供の流れで行われており、各業務で利用しているサービスは以下の通りです。
・マーケティング業務:Pardot
・営業業務:Sales Cloud
・システムインテグレーション業務:Salesforce/AWS等のクラウドプラットフォーム
・プロジェクト管理業務:Salesforce(開発)
・勤怠・工数管理業務:TeamSpirit
・グループウェア:GoogleWorkspace
・ドキュメント作成:Microsoft365/GoogleWorkspace
システムインテグレーション業務では、PMBOKなどのプロジェクトマネージメント計画をベースに、お客様とのQCD(品質、コスト、納期)を管理しています。
また、システムインテグレーション業務では、プロジェクトマネージメント計画や管理に使用するドキュメント以外にも、開発や運用保守支援で作成する設計書などのドキュメントがありますが、主にMicrosoft OfficeやGoogle ドキュメントで作成されることが一般的です。ただし、Excelやスプレッドシートなどの表計算ツールを使用して作成されるドキュメントは、Smartsheetを活用することで品質やコミュニケーション面で効率的に運用できます。特に、チームメンバーやお客様とのドキュメント作成や共有などの作業が簡単に行える点が魅力です。
プロジェクト管理の主要な機能であるスケジュール管理では、ガントチャートを始めとしたカード(カンバン)ビューやカレンダービューを使用して予実を管理し、早期の問題発見によるリスクヘッジを実現します。また、スケジュール上のタスクで成果物を管理することで、コミュニケーションのロスや品質の低下を防ぐことができます。さらに、経営者や管理者、チームメンバーは、プロジェクトの進捗状況などがダッシュボードで可視化されているため、問題意識を統一することができます。
当社でSmartsheetを活用してるドキュメント事例を紹介します。
プロジェクト管理 | ドキュメント | MS/Google等 | Smartsheet |
---|---|---|---|
01.プロジェクトマネージメント計画 | プロジェクトマネージメント計画書 | PowerPoint/スライド | 〇添付 |
仕様変更管理台帳 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
02.スコープマネージメント計画 | 開発スコープ・開発手法 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
03.タイムマネージメント計画 | 工程定義・工程進捗度・WBS | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
04.コストマネージメント計画 | 勤怠・工数管理 | TeamSpirit | △連携予定 |
原価・プロジェクト収支管理 | Salesforce | △連携予定 | |
05.品質マネージメント計画 | 品質マネージメント管理・品質基準 | PowerPoint/スライド | 〇添付 |
レビュー/テスト計画 | PowerPoint/スライド | 〇添付 | |
レビュー/テスト仕様書 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
レビュー/テスト不具合管理表 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
レビュー/テスト品質管理 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
06.人的資源マネージメント計画 | 開発体制 | PowerPoint/スライド | |
職種別担当一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
OJT計画 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
07.コミュニケーションマネージメント計画 | 会議体・連絡方法 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
打合せ議事録 | Word/ドキュメント | 〇添付 | |
08.リスクマネージメント計画 | リスク分析 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
課題管理 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
09.調整マネージメント計画 | 工程別要員計画 | PowerPoint/スライド | |
リソース計画 | PowerPoint/スライド | ||
調達計画 | PowerPoint/スライド | ||
10.ステークテークホルダーマネージメント計画 | プロジェクト体制 | PowerPoint/スライド | |
ステークホルダー一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
開発計画 | ドキュメント | MS/Google等 | Smartsheet |
---|---|---|---|
00.開発計画 | 開発計画書 | PowerPoint/スライド | 〇添付 |
01.開発・検証・運用環境 | 開発・検証・運用環境一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
アカウント一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
02.開発ツール | 開発ツール一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
03.工程別成果物 | 工程別成果物一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
04.開発規約 | 開発規約 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
ツール運用規約 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |