様々な管理業務を効率化します。
Smartsheet – プロジェクト管理ツール
Smartsheetとは?
Smartsheetは、あらゆる規模のチームや組織がオンラインで
作業の「計画」・「実行」・「管理」・「自動化」・「報告」の
プロセスを効率化するためのエンタープライズプラットフォームです。
ノーコードでの自働化やレポート・ダッシュボードの作成を行い、
社内外のチームメンバーと安全にタスク・コンテンツを共有できます。
※日本語字幕にするには、設定＞字幕＞自動翻訳＞日本語を選択してください。
チームメンバーと共同でプロジェクト管理業務を行う
すべてのユーザーが業務を計画、追跡、自動化してレポートできるようにします。
プロジェクト管理
グリッド、カード、ガント チャート、カレンダーの表示をお好みで簡単に切り替え、業務を追跡および可視化します。
チームの共同作業
チームが業務を迅速に、かつ説明責任を果たしながら遂行することを支援します。
フォームとデータ収集
内部および外部のステークホルダーから、ブランドのカラー、イメージ、ロゴでカスタマイズしたフォームで、エラーが無く一貫性のあるデータを収集し、活用できます。
タスクの自動化
ほんの数分のうちに、自動化されたシンプルで強力なワークフローを実装できます。
コンテンツ管理
Smartsheet でコンテンツ制作の計画、管理、レビューを行い、より素早くアセットを完成させます。No.1 デジタル アセット管理ツール、Brandfolder by Smartsheet に公開しましょう。
ダッシュボード
チームが必要とする情報とリソースを一元化し、KPI や視覚資料と共に、プロジェクトのステータスをステークホルダーにリアルタイムで安定して表示できるようにします。
モバイルでプロジェクト管理業務を行う
業務の計画、実行、追跡がどこからでもできるようになります。
モバイル用の Smartsheet を使用すれば、現場、自宅の居間、公園など、あらゆる場所からチームとの共同作業が可能です。
モバイルに最適化
シート、レポート、ダッシュボードの更新状況を携帯電話やタブレットでリアルタイムで確認でき、外出先でも業務を簡単に進めることができます。
写真、場所、バーコードの追加が可能
写真のアップロード、現在地のマーキング、スキャン用バーコードなどにより、業務内容をわかりやすく説明できます。
オフライン フォーム
オンライン接続がない状況でも、場所を選ばずに情報を収集できます。
業務を妨げない
外出中でもすぐに最新情報や承認リクエストに対応できるため、業務を妨げることがありません。
どこでも共同作業が可能
リアルタイムでコメントの確認と返信ができるため、話を聞き逃すことはありません。
デバイスへの通知
迅速な通知で重要項目に集中し、適切なタイミングで対応できます。
当社でのSmartsheet活用事例を紹介
当社は、システムインテグレータとして主にSalesforceなどのクラウドプラットフォームで業務システムの導入・運用保守支援を行っています。
システムインテグレータの業務は、マーケティング、営業、およびサービス提供の流れで行われており、各業務で利用しているサービスは以下の通りです。
・マーケティング業務：Pardot
・営業業務：Sales Cloud
・システムインテグレーション業務：Salesforce/AWS等のクラウドプラットフォーム
・プロジェクト管理業務：Salesforce(開発)
・勤怠・工数管理業務：TeamSpirit
・グループウェア：GoogleWorkspace
・ドキュメント作成：Microsoft365/GoogleWorkspace
システムインテグレーション業務では、PMBOKなどのプロジェクトマネージメント計画をベースに、お客様とのQCD（品質、コスト、納期）を管理しています。
また、システムインテグレーション業務では、プロジェクトマネージメント計画や管理に使用するドキュメント以外にも、開発や運用保守支援で作成する設計書などのドキュメントがありますが、主にMicrosoft OfficeやGoogle ドキュメントで作成されることが一般的です。ただし、Excelやスプレッドシートなどの表計算ツールを使用して作成されるドキュメントは、Smartsheetを活用することで品質やコミュニケーション面で効率的に運用できます。特に、チームメンバーやお客様とのドキュメント作成や共有などの作業が簡単に行える点が魅力です。
プロジェクト管理の主要な機能であるスケジュール管理では、ガントチャートを始めとしたカード（カンバン）ビューやカレンダービューを使用して予実を管理し、早期の問題発見によるリスクヘッジを実現します。また、スケジュール上のタスクで成果物を管理することで、コミュニケーションのロスや品質の低下を防ぐことができます。さらに、経営者や管理者、チームメンバーは、プロジェクトの進捗状況などがダッシュボードで可視化されているため、問題意識を統一することができます。
当社でSmartsheetを活用してるドキュメント事例を紹介します。
| プロジェクト管理 | ドキュメント | MS/Google等 | Smartsheet |
|---|---|---|---|
| 01.プロジェクトマネージメント計画 | プロジェクトマネージメント計画書 | PowerPoint/スライド | 〇添付 |
| 仕様変更管理台帳 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| 02.スコープマネージメント計画 | 開発スコープ・開発手法 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| 03.タイムマネージメント計画 | 工程定義・工程進捗度・WBS | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| 04.コストマネージメント計画 | 勤怠・工数管理 | TeamSpirit | △連携予定 |
| 原価・プロジェクト収支管理 | Salesforce | △連携予定 | |
| 05.品質マネージメント計画 | 品質マネージメント管理・品質基準 | PowerPoint/スライド | 〇添付 |
| レビュー/テスト計画 | PowerPoint/スライド | 〇添付 | |
| レビュー/テスト仕様書 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| レビュー/テスト不具合管理表 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| レビュー/テスト品質管理 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| 06.人的資源マネージメント計画 | 開発体制 | PowerPoint/スライド | |
| 職種別担当一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| OJT計画 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| 07.コミュニケーションマネージメント計画 | 会議体・連絡方法 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| 打合せ議事録 | Word/ドキュメント | 〇添付 | |
| 08.リスクマネージメント計画 | リスク分析 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| 課題管理 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| 09.調整マネージメント計画 | 工程別要員計画 | PowerPoint/スライド | |
| リソース計画 | PowerPoint/スライド | ||
| 調達計画 | PowerPoint/スライド | ||
| 10.ステークテークホルダーマネージメント計画 | プロジェクト体制 | PowerPoint/スライド | |
| ステークホルダー一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| 開発計画 | ドキュメント | MS/Google等 | Smartsheet |
|---|---|---|---|
| 00.開発計画 | 開発計画書 | PowerPoint/スライド | 〇添付 |
| 01.開発・検証・運用環境 | 開発・検証・運用環境一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| アカウント一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 | |
| 02.開発ツール | 開発ツール一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| 03.工程別成果物 | 工程別成果物一覧 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| 04.開発規約 | 開発規約 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
| ツール運用規約 | (Excel/スプレッド) | ◎運用中 |
プランと価格
利用可能な機能は以下の通りです。
☑ 最大 2 人の編集者
タスクとプロジェクトを追跡できるユーザーを 2 人まで追加できます。 ☑ 2 枚のシート
最大 2 枚のシートでタスクとプロジェクトを追跡できます。 ☑ ガント ビュー、グリッド ビュー、カード ビュー、カレンダー ビュー
プロジェクト、プログラム、タスクを表示し、自分に最適な書式で作業できます。 ☑ ダッシュボードとレポート
情報を簡単に表示/収集して、プロジェクトを強化し可視性を向上します。 ☑ 500 MB の添付ファイル ストレージ
ファイル、画像、ドキュメントを関連するタスクに直接添付します。 ☑ 1 か月あたり 100 件の自動化が可能
時間やシート内で発生したアクションに基づいて、リマインダーや更新リクエストを使用して、手作業や繰り返しの作業を自動化します。 ☑ Microsoft 365、Google Workspace、Apple ID でログイン
より強力なパスワードと単一の認証情報の使用をプランのユーザーに義務付けることで、データを保護し、セキュリティ ポリシーを徹底します。 ☑ ヘルプ & ラーニング センターとコミュニティ サポート
セルフサービス型のヘルプとラーニング コンテンツで仲間からサポートが受けられます。
無料プランに加えて、以下が含まれます。
☑ 最大 10 人の編集者 (編集するには有料ライセンスが必要)
最大 10 人の編集者が、シート、レポート、ダッシュボードを編集してプロジェクトを最新状態に維持できます。 ☑ 無制限のシート数
必要な数だけシートを使用してすべてのプロジェクトを管理できます。 ☑ 無制限の無料閲覧者
チームの全員が作業内容を簡単に確認できるようにします。 ☑ 無制限のダッシュボード、レポート、フォーム
情報を簡単に表示/収集して、プロジェクトを強化し可視性を向上します。 ☑ 20 GB の添付ファイル ストレージ
ファイル、画像、ドキュメントを関連するタスクに直接添付します。 ☑ 1 か月あたり 250 件の自動化が可能
時間やシート内で発生したアクションに基づいて、リマインダーや更新リクエストを使用して、手作業や繰り返しの作業を自動化します。 ☑ Microsoft 365、Teams、Google Workspace、Slack、Box、Dropbox との統合
作業に最もよく使用するツールと統合できます。 ☑ ユーザー管理
「システム管理者」は、Smartsheet アカウント ユーザーの追加、編集、削除を行ったり、シート所有権を管理したりすることが可能です。 ☑ 電子メール サポート
電子メールでのサポートが受けられます。
プロ プランに加えて、以下が含まれます。
☑ 無制限の無料編集者
必要なときに必要なだけ、多くのユーザーと共同作業ができます。 それらのユーザーは、あなたが付与した権限に基づいて、閲覧者または編集者のいずれかになります。 ☑ ユーザー、グループ、ライセンスの管理
管理者は、管理センターから Smartsheet の豊富なアカウント管理機能にアクセスできます。管理センターは、最新のユーザー エクスペリエンスを備えた新しい統合管理コンソールで、システム管理者のニーズを満たし、柔軟で拡張可能なプラットフォームを提供します。 ☑ ベースライン
計画と実際の作業スケジュールの差異を簡単に把握し、比較します。 ☑ 条件付きロジックを含むフォーム
タスクとプロジェクトを追跡できるユーザーを 2 人まで追加できます。 ☑ シート、レポート、ダッシュボードの公開
フォームに単純なロジック ルールを追加し、別のフィールドの回答に基づいて条件付きでフィールドをリアルタイムに表示させることにより、単一のフォームで適切なユーザーに適切な質問をすることができます。 ☑ 1 TB の添付ファイル ストレージ
重要なファイル、ドキュメント、校正、画像、動画などをすべて保存するためのストレージがさらに増えます。 ☑ 無制限の自動化
タスクとプロジェクトを追跡できるユーザーを 2 人まで追加できます。 ☑ Resource Management by Smartsheet、Brandfolder、Adobe Creative Cloud、Tableau、PowerBI との統合
Resource Management、Brandfolder、Adobe Creative Cloud、Tableau、Power BI との統合を活用します (統合するにはこれらのツールのライセンスが必要です)。 ☑ アクティビティ ログ
シート、ダッシュボード、またはレポートに対するすべてのアクティビティと変更を追跡し、表示できます。 ☑ ドキュメント ビルダー
ドラッグ アンド ドロップ機能を使用して、シートの行データに基づいてカスタム PDF をすばやく生成できます。 ☑ 校正機能
画像と動画の両方を含むコンテンツのレビュー、変更、承認のプロセスを簡単に合理化します。 ☑ Smartsheet University のインストラクターによるオンデマンド トレーニングへのアクセス
e ラーニング、インストラクター主導のバーチャル トレーニング、カスタム トレーニング、チーム オンボーディングをご購入いただけます。 ☑ 標準サポートおよび専門サポートへのアクセス
オンライン Web サポート、Smartsheet University の e ラーニング、Pro Desk、24 時間年中無休のグローバル電話サポートをご利用いただけます。
ビジネス プランに加えて、以下が含まれます。
☑ シングル サインオン/SAML
ユーザーが Smartsheet にアクセスする方法を制限することにより、統一されたログイン方法を提供します。 ユーザーは、組織/団体のカスタム認証サービスを介してログインすることもできます。 ☑ ディレクトリの統合とアカウントの検出
既存のエンタープライズ ディレクトリ サービスと Smartsheet を同期して、ユーザーのプロビジョニングとプロビジョニング解除を行えます。また、指定のドメインのメール アドレスを使用しているユーザーが組織/団体アカウントを検出して追加をリクエストすることを許可します。 ☑ Enterprise Plan Manager
IT 部門に必要なセキュリティ、ガバナンス、コンプライアンスを一元管理することで、組織が適切な機能を購入できるようにする柔軟性を実現します。 ☑ WorkApps: ユーザーの役割に応じてカスタマイズされた体験
直感的な Web アプリとモバイル アプリを構築してビジネスを合理化し、共同作業を簡素化できます。 ☑ Work Insights: データを簡単に分析
主要なトレンド、アクティビティ、ボトルネックを発見して視覚化することにより、Smartsheet での作業について、より適切な意思決定を下すことができます。 ☑ 無制限の添付ファイル ストレージ
ドキュメント、画像、動画、校正を合計ストレージの制限なしに添付できます。 ☑ チャージバック レポート
ディレクトリ統合で同期されたデータに基づいて、事業部、部門/部署、およびコスト センターごとに社内チャージバック レポートを作成します。 ☑ DocuSign との統合
DocuSign テンプレートを使用して生成したドキュメントのステータスをシートでリアルタイムに追跡できます。 ☑ ドメインの検証
自動プロビジョニングで使用するドメインを検証します。これにより、ユーザーはサインアップしたとき、または会社のメール アドレスを使用して Smartsheet に次回ログインしたときに自動的にアカウントに登録されます。 ☑ カスタム メール ドメイン
受信者から必要な注目と反応を得られるように、Smartsheet で生成される電子メールにカスタム メール ドメインを使用できます。 ☑ 標準サポート、および専門サポートへのアクセス
いつでもサポート チームまでご連絡ください。
Smartsheet Advance へのアクセス
☑ 大規模なプロセス管理Control Center で大規模に変化を管理しながら、一貫性を保ちつつより少ない運用リスクでビジネス戦略を展開します。 ☑ 接続された記録システムを有効化して、企業全体のワークフローを調整する
Smartsheet コネクタのフルセットを使用して、異なるデータを集約し、共同作業を促進し、複数のビジネス システムにリアルタイムな可視性を提供します。 ☑ データ保持ポリシー、イベント レポート作成、顧客管理の暗号化キー
データやデータの関連性を保護し、ユーザー アクションの詳細なログにアクセスし、Smartsheet の外部に保存されている独自のキーを使用してデータへのアクセスの監視、許可、取り消しを行うことができます。
