情報共有を効率化する３つのポイント
仕事を進める中で「知りたい情報がすぐに見つからない」「もっと楽に情報を共有できたら良いのに」と思ったことはありませんか？
情報共有の効率化は、個々人の生産性向上だけでなく、部門間の連携強化、組織の意思決定の迅速化にもつながります。
本記事では、情報共有を効率化するための3つのポイントと、効率化のためのツールを紹介します。
非効率な情報共有。その原因とは？
情報共有が非効率になる代表的な原因を3つ紹介します。
情報がデジタル化されていない
アナログな手段での情報管理は、手軽な反面、様々なデメリットがあります。
特にアナログな手段で情報共有する場合、情報を共有する人数が増える、共有する情報が多くなると、情報共有の効率が悪くなります。
個人管理の情報に、他の人がアクセスできない
個人が管理する手帳やメモ帳などの情報は、他の人がアクセスできません。
多くの人に共有するべき情報が、個人で管理されていると、情報が欲しい人は、管理している人に、共有を依頼しなければならず非効率です。
その場にいる人にしか共有できない
情報を他の人がアクセスできる場所に蓄積したとしても、デジタル化されていないと問題が生じます。
「情報共有のための書類は、共用のキャビネットに保管する」「共有する情報は掲示板に貼り出す」などしても、その場にいない人は情報にアクセスできません。
検索できない
アナログな情報は検索できません。
デジタルな情報と違い、キーワードを使って必要な情報を探すことはできません。
アクセスする人が増えると対応できない
情報を利用する人が増えると、問題が生じます。
例えば、1つの書類で管理している情報を確認するには、情報が欲しい人は、書類がどこにあるか確認しなければなりません。
定まった位置に置かれていれば、すぐにどこにあるか分かります。
しかし、誰かが持っていってしまっていたときには、今誰が持っているのか、探す手間が生じます。
このような探す手間をなくそうと、情報を欲しがる人数分、書類をコピーすると、情報に更新があった際には、人数分のコピーが必要になります。
このように、アナログな情報共有は、必要な情報がすぐに手に入らず、情報共有の効率を悪化させます。
ではデジタル化されていれば、情報はすぐに手に入るものでしょうか。
情報が整理されていない
情報がデジタル化されていても、情報が整理されていない場合は、情報共有の効率は悪化します。
何を記録してどう共有するか、整理されていないとき、情報を渡す人が自分の基準で「これは共有するべき」と判断しなければなりません。
そういった個々人の基準で情報を記録すると、情報を使う時に、必要なデータが抜けてしまうことがあります。
また、「どこに何の情報を記録して共有するか」が整理されておらず、バラバラの場所に情報が記録されると、欲しい情報を見つけにくくなります。
こうなると情報を利用したい人は大変です。
まず、多くのデータの中から必要な情報を見つける必要があります。
情報を利用したい人は、「自分が欲しい情報があるのか」、「あったとしてどこにあるのか」、「そもそも、何が記録されているのか」と、迷いながら情報を探さなければなりません。
仮に必要な情報がありそうなデータを見つけたとしても、以下のような問題が起こり得ます。
- 同じようなデータが複数あり、どれが正しいデータかわからない。
- 一部期間のデータしかなく、必要な期間のデータだけない。
- 時期によってデータの置き場が異なり、見つけた場所には古いデータしかない。
- 同じデータに対して複数の書式があり、書式のどこに必要な情報が記録されているのか、探さなければならない。
そのようにしてやっと見つけたデータにも、必要な情報があるとは限りません。
「古いデータで最新版は別にある」、「肝心な部分でデータの抜けがある」など、必要な情報がないケースもありえます。
このように、正しい情報を、すぐに得るためには、情報の整理が必要です。
では、効率的に情報共有するためには、情報のデジタル化と整理だけで十分でしょうか。
情報がサイロ化している
情報をデジタル化し、整理したとしても、情報がサイロ化すると、情報共有が非効率になります。
情報のサイロ化とは、「情報が部門・部署ごとに別個に保管されている状態」のことです。
情報がサイロ化すると、他の部署の情報にアクセスするのは困難になり、以下のような問題が生じます。
- 他部署のノウハウが共有されない。
- 複数部署で、同じような資料を作成してしまう。
- 組織的な決断をする際に、部門・部署をまたいだ情報収集に時間がかかる。
これを打破するためには、部門・部署を超えて、情報を共有する仕組みが必要です。
これら非効率となってしまう原因を踏まえ、どのようにすれば、情報共有を効率化でるか。確認しましょう。
情報共有を効率化するポイント
情報共有を効率化するポイント3つを紹介します。
情報共有のルール化
情報共有を効率化するためには、ルール化が必要です。
「情報共有された側は、情報をどのように活用するのか」を起点として、以下をルール化すれば、情報共有を効率化できます。
- いつ：どのタイミングで情報を共有するか
- 誰が：情報を共有するのは誰か
- 何を：どの情報をどの粒度で共有するか
- どこで：どのツール・どのフォルダ・どの階層でデータを管理・共有するか
- どのように：どのような形式で、誰に向けて共有するか
誰が何を情報共有するのか、ルール化し、責任者を設定することで、情報共有の漏れを防ぎます。
情報の一元化
検索可能なツールに情報を集約し、一元化すれば、必要な情報に簡単にアクセスできるようになり、情報共有を効率化できます。
また、部署・部門を横断してツールを使用すれば、情報のサイロ化を防止できます。
既に、複数のツールを使用しており、情報が過度に分散されてしまっている場合は、ツールの棚卸しを実施します。
どのツールを何のために使っているのか、利用実態を評価し、ツール同士の統合やデータ連携を検討し、情報を一元化します。
情報の棚卸し
情報を一元化し、情報共有のルールを定めた後も、情報の棚卸しを実施し、情報を整理すれば、情報共有を効率化できます。
情報共有を続けていく中で、古い情報や不要な情報が残っていると、必要な情報を見つけにくくなり、情報共有の効率は下がります。
定期的に情報を棚卸しし、古い情報は更新、不要な情報は削除すれば、情報を得たい人が、不必要な情報に迷わずに、必要な情報に、すぐにアクセスできるようになります。
情報の棚卸しで、効率的に情報共有・活用できていない情報を探すこともできます。
また、棚卸し時に、ルールから逸脱した情報の共有がないかをチェックすれば、更なる効率化が図れます。
このように、棚卸しによる情報・ルールの見直しを行えば、情報共有が効率的に実施できているか、チェックし、改善できます。
情報共有の効率化のためのツール
情報共有を効率化するツールを紹介します。
ビジネスチャット
リアルタイム性の高い情報や、日々の情報共有に向いています。
チャット内で情報共有すれば、情報がデジタル化され、検索できるようになります。
プロジェクト管理ツール
プロジェクトごとにタスク状況、進捗状況を管理できます。
プロジェクト単位で、情報を集約し一元化・整理できます。
ナレッジベース
個々人が持っている知識を集積すれば、組織全体で活用できます。
ノウハウ、業務マニュアルを蓄積すれば、情報を一元化しながら、情報のサイロ化を防げます。
まとめ
「情報共有を効率化する３つのポイント」と題して、説明しました。
情報共有が非効率になる原因と、情報共有を効率化するためのポイントとして、「情報共有のルール化」「情報の一元化」「情報の棚卸し」を紹介し、効率化に役立つツールについて、紹介しました。
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