ノウハウとは？正しく活用しビジネスにつなげる方法

ノウハウといえば、個々人の体験や経験の積み重ねをイメージされる方が多いのではないでしょうか？ 日常生活のちょっとした工夫からビジネスシーンにおけるTipsまで、その種類は多岐にわたります。また、ビジネスシーンでのノウハウ活用という点では、社員がそれぞれ工夫を凝らして日々の業務を効率的に行うことで、結果的に企業全体の利益につながります。
しかし、ノウハウの活用度合いは大きな個人差があるというのが現状です。そこで本記事ではノウハウを効果的に活用する方法とおすすめの無料ツールをご紹介いたします。
 

 

 

ビジネスにおけるノウハウ共有の意味と重要性

 
ビジネスシーンにおけるノウハウとしては、次のようなものが挙げられます。

• 技術的スキル
• 業界の知識
• プロセスや手順
• 人間関係の構築
• 問題解決能力

 
このように、個人の実践的な知識や経験に基づく資産を「ノウハウ」と呼びます。つまり、時間とともに奥行きを増していく知識や能力です。

似た言葉に「ナレッジ」がありますが、ナレッジは理論的な情報、研究やデータ分析から得られる知識であり、ノウハウを活用したその先にナレッジとして組織の知的資産を体系化することが可能となります。

本記事では第一ステップとしてノウハウの共有・活用に焦点を当てていくこととします。そもそも、ビジネスシーンにおいて何故ノウハウの共有と活用が重要なのでしょうか？

企業は、日々変化するビジネスの世界や人口減少による労働力不足と常に向き合い、順応し続けることを求められています。変化するビジネスに順応するためには、課題が山積みです。例えば、流動的な市場で勝ち残ることのできるスキルを持った人材を育てること、できる限り早く若手社員に一人前のビジネスマンになってもらうことが、目下の課題となるわけです。

とは言え、このような課題を克服し、実現するのはそう簡単な話ではありません。人手不足による社員教育の負荷増大、属人化による一部の社員への業務集中、育成コンテンツの不足・分散など、課題を挙げればキリがありません。

そこで、ノウハウを各々が共有すること、さらにノウハウを各々が活用していくことがとても重要になってきます。企業にとってノウハウとは、しっかりと共有・活用するべき重要な資産なのです。
 

ノウハウ共有でつまずきやすいポイント

 
ノウハウ共有の重要性は理解できましたが、実際に推し進めるにあたっては様々な課題が存在します。

• そもそも情報共有の文化が育っていない
• 情報があちこちに散らばっている
• 通常業務で手一杯なのに……
• 使うシステムが増えて面倒
• 成果が見えづらい
• 経営層やマネージャーの無関心

 
みなさんも心当たりがあるのではないでしょうか。

他にも、様々な理由が相まってノウハウ共有への取り組みはどうしても優先度が低いままというのが現状です。しかし、導入難易度の高い内容だからこそ自社で運用できるようになれば大きな強みとなります。そこで、Salesforce（セールスフォース）をご利用中であれば簡単にお使いいただくことができるおすすめのノウハウ共有ソリューション「KnowhowBase」をご紹介します。

 

Salesforce（セールスフォース）でノウハウ共有を実践しよう

 
まず、Salesforceでノウハウ共有を行うことのメリットを整理してみましょう。
 

普段ログインするSalesforceからノウハウ共有を行うことができる

 
社内で利用しているシステムが複数あるため、それぞれアクセス先がばらばら、という問題を抱えている企業は少なくないのではないでしょうか。普段、営業管理ツールやカスタマーサポートツールとしてSalesforceをお使いの企業であれば、最も頻繁にアクセスするシステムからノウハウ共有を行うことができるというのは大きなメリットとなります。

目的によってアクセス先が異なるというのはちょっとした手間のようですが、社員にとってはこの少しの手間がシステムの定着化を阻む要因となるのです。

また、使い慣れたユーザーインターフェイスで作成・編集が可能なため、新たに覚える内容もほとんどありません。新しいシステムの導入に拒否感を覚える方も一定数いらっしゃいます。そういった方にとっては、既に使っているシステム上でノウハウ共有が行えるというのは非常に嬉しいポイントなのではないでしょうか。
 

社内コミュニケーションが取れる

 
SalesforceのChatter機能が利用できるため、ノウハウについて社員同士でコミュニケーションを取ることが可能です。内容に関する質問や、役に立った旨の報告など利用用途は様々ですが、自分の記事に対してコメントがつくことで投稿者にとってのモチベーション向上につながります。

また、マネージャー層がチームメンバーの役に立ちそうなノウハウを見つけ、チェックするよう促すといった使い方もできます。相互コミュニケーションが活性化されることで、システム自体の存在意義が増すのです。
 

ダッシュボードから利用状況が確認できる

 
管理者のみなさんがノウハウ共有ツールを導入後に一番気になるポイントは、社員のみなさんがツールを本当に活用してくれているのかどうかということではないでしょうか。

KnowhowBaseでは、投稿数、閲覧数、人気の投稿などの情報をSalesforce上に蓄積することができます。また、これらのログ情報を可視化する分析ダッシュボードが既に用意されていますので、社員みなさんの活用状況を一目で確認することができます。

ダッシュボードの分析によって、社員が求めるノウハウの傾向を把握して需要の多いノウハウは投稿数を増やすように調整しユーザーのニーズに沿った内容を充実させるとよいでしょう。つまりPDCAサイクルを回すことが可能になるのです。

また、活用状況の分析と社員のモチベーションをつなげる方法として、活用度の高い社員には表彰を行うという工夫を凝らすことも可能です。実際、当社ではKnowhowBaseの活用度の高い社員は年度表彰の対象となり、会社から報奨金が支給されます。

誰が、何を、どれくらい投稿・閲覧しているのかどうかをしっかりと確認できることによって、その後のアクションにつなげることができるのです。

このように、ノウハウ共有を推し進めるにあたっての課題のうち、Salesforceをプラットフォームとすることによって解決できるポイントは多く存在します。

他にも「KnowhowBase」を採用した場合、以下のような便利なポイントがあります。
 

画像、ドキュメント、動画などの関連ファイルを埋め込み表示できる

 
KnowhowBaseでは、PDFやExcel、Wordはもちろんのこと、画像ファイルや動画まで、ノウハウの投稿画面に表示させることができます。

提案資料や社内研修の動画をそのままアップロードすることができるので、ノウハウ投稿を作成する工数を大幅に削減することができます。一つの画面でプレビュー、ダウンロード、再生など全ての動作が行えるというのは嬉しいポイントですね。
 

まとめ

 
「ノウハウとは？正しく活用しビジネスにつなげる方法」と題してご紹介しました。ビジネスにおいてノウハウ共有を行う重要性、また、共有したノウハウを上手に活用する方法についてご理解いただけたでしょうか？

つまずきやすいポイントでご紹介しました通り、実際に推し進めるには様々な課題が存在します。しかし、だからこそ、企業一丸となって取り組み推し進めることができれば大きな強みとなることは確かです。まずは普段使っているSalesforce上でのノウハウ共有を実施してみることで、社員全員でノウハウを共有・活用し、属人化や新人教育の負荷から脱出しましょう！

 
Salesforceノウハウ共有ツール「KnowhowBase」は‘ノウハウを作る、探す、活用する’をコンセプトに、Salesforceプラットフォーム上で利用できる便利な機能をご提供しています。また、「Salesforce導入サービス」 「Salesforce伴走・開発支援サービス」により、Salesforceを新規導入される方、Salesforceの定着・活用や運用保守・開発を要望される方に合ったサービスもご提案しております。ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

また、当サイトでノウハウ共有やSalesforceの定着促進・保守運用・開発を検討している方へ、様々なダウンロード資料をご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、ご活用ください。